如何做好会议筹备工作

下面是小编为大家整理的如何做好会议筹备工作,供大家参考。

如何做好会议筹备工作

如何做好会议筹备工作

会议是一个动态性的合成词。从字面含义上讲,“会”的基本意思有聚会、见面、集会等;“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议,是指有组织、有领导的召集人们商议事情、安排工作的行为过程。筹备会议,看似简单,其实里面有着非常复杂的程序和一定的工作技巧,笔者根据多年工作的经验,就如何筹备好会议简要总结如下:

会议组织工作大致可分为会前、会中和会后三个基本程序.由于会议的性质、议题、规模等各有不同,会议组织工作的具体环节和内容也有一定的差异。

一、会议前期的筹备工作

(一)制定会议预案。会议召开之前应根据工作需要和领导意图拟订会议计划,对其必要性、重要性、可行性进行论证,对其整个过程制定周密、细致的会议预案,以保证会议的顺利进行。会议预案中应明确下列内容:一是会议名称。拟定会名,应根据会议的内容、主题和人数等来考虑,切忌名实不符.二是会议主题,即召开会议的原因、目的和指导思想.三是会议时间,即会议的起止日期。四是参会人员。这要依据会议的性质和内容来确定参会人员的范围,既不过宽,也不过严。五是会场安排.会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。六是会议的其它活动。如表彰发奖、现场参观、电子演示、录像、

照相(重要会议需要提前联系新闻媒体)等。

(二)准备会议材料。会议材料的准备是开会之前最重要的工作环节,也是占用时间、精力最多的环节。一是确定会议议程。根据会议的内容,合理安排会议进行过程中需要的程序,包括领导讲话、文件传达、表态发言等。二是会议通知。会议召开之前都要发出会议通知,要做到及时、准确、明晰、简要,防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、时间与地点,参加人员范围.如果需要相关单位准备发言材料的,要提前下发预备通知,以便准备。三是相关文秘材料。根据会议的内容和领导意图,撰写领导讲话、工作方案、主持词、交流材料等。文秘材料准备期间,要把握好撰写、校对、印刷、分装等环节。

(三)安排布置会场.会场的选择要根据各种相关因素综合考虑,尤其要注意以下条件:大小是否合适;座位是否够用;光线是否充足;照明是否清晰;温度是否适宜;音响效果是否良好;录音录像设施是否完备等。会场布置包括主席台设置、座席排列、会标等,基本原则是朴素、大方,体现出会议的主题和气氛。要重点做好座次排列,包括主席台座次和其他与会者座次.主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列,最高者排在主席台第一排的正中间,其余按高低顺序,以正中间座位为起点,面向会场依左为上、右为下的原则交叉排列。其他座次也应按照级别对应摆放。座次安排须报领导审定。

二、会议期间的组织工作

会议进行期间,是会议组织人员最为活跃的阶段。工作人员要认真做好会中服务工作,协助领导者掌握会议信息,对会议实施有效指挥和控制,使会议朝着既定的目标进行.一是签到。为及时了解与会人员的出席情况,会议开始时要做好签到工作.二是接待。如果有重要领导或者其他单位与会人员,在做好会议室准备的同时,要准备好接待室,在会议召开之前在接待室等候,对来人要彬彬有礼、热情周到地进行接待服务。三是会议记录.会议记录是会议情况最原始、最全面、最真实的反映,是会议内容和过程的重要凭证。工作人员要认真做好会议记录,为日后分析研究有关问题、拟定有关材料等提供依据和素材。对于重要会议的讲话、发言,有时还要进行录音、录像,以便会后整理、印发与存档。四是会间调度。会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排。工作人员要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见、建议,协助领导者履行会议议程和任务。如有颁奖、上台发言等,要合理安排,保持会场秩序.五是会中服务。要根据会议的发展,适当调整光线、温度、音响等,做好及时补充茶水等简易服务。

三、会议以后的总结工作

一是安排退场.会议结束后,要维护好会场秩序,安排领导先行退场,其他人员依次离开。二是清理会议文件。会议过程中形成的大量文件材料,在会议结束时要及时回收、整理或立卷归档,确保文件的安全与保密。三是编写会议简报。会议简报是反

映会议进程、动态,向与会者通报会议情况的文件形式。编写会议简报,便于领导及时了解会议全貌和进程,便于与会者之间交流经验、沟通信息。四是撰写会议纪要。重要会议结束后,要撰拟会议纪要.会议纪要是通过会议记录进行整理、组合和概括,准确反映会议精神的议定事项,以便与会单位共同遵守、执行的公文,具有较强的规定性和约束力.五是会议工作总结。一次会议结束后,工作人员要对会务工作进行及时、认真的总结,以肯定成绩,找出不足,便于做好以后的会议组织工作

1、确定会议程序选定会场

2、确定会议题目、主持人、参加人员、会场布置、含会标粘贴。

3、通知参加会议人员

4、安排后勤、饮料、工作餐、交通工具

5、会议材料准备、印刷、档案袋、笔、本等

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